Cashflow – nie zaklinaj i patrz na konto

Cashflow – nie zaklinaj i patrz na konto

Cashflow to krwioobieg Twojej firmy. Krew nie płynie? Pacjent umiera. Jeśli nie działasz pro bono to liczby na koncie mają fundamentalne znaczenie. Unikanie zderzenia z twardą matematyką kończy się zazwyczaj bardzo źle. Jak tego uniknąć?

Stan konta jest jednym z najważniejszych wskaźników dla szefa firmy. Poziom gotówki daje swobodę działania i pozwala iść myślami w kierunku rozbudowy biznesu, a nie szukania szalupy ratunkowej. Nieuwaga może Cię jednak drogo kosztować. Jak wyglądała moja nauka pilnowania cashflow?

Historia jednego upadku

Prowadziłem kiedyś ze wspólnikiem mały software house. Moją rolą było przygotowanie zespołu na wielkie zlecenia, a wspólnik miał te zlecenia załatwiać. Na początku mieliśmy kontrakty z moich wcześniejszych kontaktów, ale nowych zleceń było jak na lekarstwo. Jednak liczyliśmy, że karta się odwróci. 

Z czasem zaczął narastać problem komunikacyjny, gdzie każdy myślał, że ten drugi wszystko finansowo ogarnia i mierzy co trzeba. Każdy zaklinał rzeczywistość, że wszystko będzie ok, nie sprawdzając dostatecznie realiów. Aż przyszedł moment, w którym dwóch klientów zrezygnowało, a dla kilku prace się skończyły. Nowych zleceń ani widu ani słychu. Na koniec miesiąca okazało się że… brakuje na wypłaty.

Dopiero wtedy zaczęliśmy naprawdę rozmawiać i spisywać rozliczenia na tablicy. Nagle wszystko było czarno na białym, tyle że kilka miesięcy za późno. Ten czas pokazał mi jak ważna jest właściwa komunikacja o faktycznych zasobach i stanie firmy.

Przy okazji przez miesiąc schudłem 10 kg, na szczęście spłaciłem wszystkie zaległości do pracowników i powiedziałem “nigdy więcej”. Oczywiście, nigdy nie mów nigdy 😉

Nominalna sprzedaż vs. Cashflow

W kolejnej firmie powiedziałem sobie na starcie: “stary, oglądaj każdą złotówę i licz”. Problem w tym, że mieliśmy specyficzną usługę edukacyjną trwającą prawie rok. Zgodnie z ustaloną polityką rachunkowości i zasadą memoriałowości, kiedy klient w styczniu kupił szkolenie trwające 10 miesięcy za 10 tys. złotych, to aż do października księgowano 1000 zł za każdy miesiąc.

To powodowało, że mieliśmy problemy z interpretacją wyników podawanych przez księgowość w odniesieniu do posiadanych środków. A że mieliśmy generalnie przychodowe eldorado to dla uproszczenia skupiliśmy się na sprzedaży nominalnej, czyli patrzenie na kwoty wystawionych faktur oraz niedostatecznie obliczane rezygnacje z usługi – zwroty.

Czytaj również:  Slack – co zrobić, aby nie utonąć w chaosie komunikacyjnym

Długo sądziliśmy, że jest dobrze, ale comiesięczne spojrzenie na konto budziło mieszane uczucia. Do tego zainwestowaliśmy w nieudaną ekspansję. Apogeum przyszło, kiedy z kilku miesięcy poduszki finansowej zrobiło się 1-2. Bazując na sprzedaży nominalnej skupiliśmy się na potencjale przyszłości zapominając o faktycznej kondycji gdzie stan gotówki (cash) pozwala firmie przeżyć i rozwijać się bez paniki.

Banalnym, a jednocześnie zbawiennym rozwiązaniem, było rozpoczęcie codziennego eksportowania wpływów i wypływów z konta i zebranie tego w jednym współdzielonym excelu. Tam zaczęliśmy badać trendy, zapasy czasowe, dynamikę przepływów. Badaliśmy po prostu tzw. CASHFLOW. Najprostsza arytmetyka okazała się zbawienna.

Niezawisłość kosztów = śmierć

Dla poprawy cashflow oczywistym jest ucieczka do przodu i walka o większą sprzedaż. Z drugiej ważne jest dobre przejrzenie kosztów. Zrób czytelne i ustrukturalizowane zestawienie, aby dla każdej osoby z kluczowego grona były one jasne. Taka struktura może być dobrym wstępem do optymalizacji.

Nie zakładaj, że pewne wydatki są oczywiste. To Twoje subiektywne założenie. Być może kilka pozycji jest zbędnych lub jest możliwa mocna modyfikacja. Pytaj dostawców o rabaty i negocjuj każdy zakup. Wielu sprzedających z góry zakłada, że będziesz negocjować, więc narzuca do ceny dodatkowy margines. Jeśli nie poprosisz o rabat to często sprezentujesz dostawcy dodatkową sumkę ponad jego domyślną marżę. 

Kiedyś spoglądałem na przedsiębiorców negocjujących wszystko jak na współczesnych Januszy biznesu. Dziś uważam, że warto kwestionować każdy wydatek, szczególnie w rozmowie w gronie menadżerskim.

Najbardziej bolesne są cięcia w zespołach, ale jeśli np. restrukturyzacja to jedyny sposób aby wyjść w cashflow na plus, to być może nie masz wyboru. Albo przeżyje mniejszy zespół, albo zostanie większy tylko za chwilę zgasisz światło.  

Gotówka czy potencjał

W świecie dynamicznych firm, tzw. startupów, stawia się na bezustanną reinwestycję zarobionych środków lub dokładanie obcej gotówki do pieca. Wyjście na plus czy dobry cashflow rzadko jest tam priorytetem. W normalnych firmach (to jest komplement) częściej stawia się na wypracowanie kilkumiesięcznej poduszki finansowej, a dopiero nadwyżkę przeznacza się na rozwój. Popieram takie podejście.

Czytaj również:  Misja czy biznes?

Po moich przebojach z cashflow, po swojej krótkiej drodze przedsiębiorcy, mam takie rady z pierwszych ciężkich doświadczeń: 

  • Biznes to liczby – jeśli ktoś stawia dziwne tezy, gdzie ciężko szukać powiązań z korzyściami biznesowymi, to odnieś się do stanu konta. Najpierw cyferki na koncie, potem reszta.
  • Zadawaj (bardzo) trudne pytania – często zaklinałem rzeczywistość i klepałem po ramieniu kogoś, kto ciągnął nas finansowo w dół, o czym dowiadywałem się później. Miej otwarte oczy i nie bój się pytać o najtrudniejsze kwestie. Zdarzało mi się, że pogłębiony wywiad z pracownikiem, bez „kupowania” każdego usprawiedliwienia, pokazywał spore patologie, które paliły nasze pieniądze.  
  • Dobre excele dotyczące cashflow – ich dopracowanie wymaga czasu, są w sieci dostępne dobre szablony, od których można wyjść, ale specyfika Twojego biznesu wymusi specyficzne zestawienia.
  • Negocjuj – czasem wystarczy proste pytanie i sprzedający sam coś zaproponuje.
  • Windykuj – podobne jak z negocjacjami. Najczęściej wystarcza miękkie podejście, ale kiedy ktoś jawnie robi nas w balona, nie odpuszczaj. Pamiętaj jednak, że ktoś kiedyś może zacząć windykować Ciebie – dlatego windykuj z szacunkiem.
  • Najpierw poduszka, potem inwestowanie – “kasa na koncie nie może spać, inwestuj!”. Nie wierzę w takie hasła. Wielu zaleca zebrać środki 3-6 miesięcy poduszki finansowej, a inwestować tylko nadwyżkę.

A ludzie? Czemu ciągle o liczbach?? Oczywiście ludzie są na pierwszym miejscu. Ludzie, którzy rozumieją wagę liczb i że bez tych liczb ci ludzie będą musieli odejść, bo z pustego nie nalejesz.

Jakie masz doświadczenia z ujarzmianiem cashflow? Podziel się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach. Możesz też napisać do mnie na maciek@hardthings.pl lub na Linkedin. Udostępnij proszę ten wpis jeśli uznasz go za cenny!