Krwioobiegiem działań operacyjnych w firmie są planowane i wykonywane zadania, a Twoją rolą jest egzekwowanie ich realizacji od pracownika. Częsty problem jest taki, że lista tych zadań nie maleje, masa z nich wisi na statusie „już, już za chwilę będzie gotowe”. W takiej sytuacji plany stają się życzeniem, a egzekutywa fikcją. Wielkie wizje firmy, szkolenia, narzędzia, masa ambitnych celów… nie mają wielkiego znaczenia jeśli lokomotywa realizująca zadania kuleje. Jeśli wykonawcy mają dla Ciebie tylko kolejne usprawiedliwienia to czas na zmiany. Dowiedz się jak lepiej egzekwować zadania od pracownika!
W poszukiwaniu prawdy przy rozliczaniu zadań pracowników
Zarządzanie zadaniami w firmie to ogromne wyzwanie. Większość przedsiębiorstw, a może i Twoje, zderza się z nieciekawą rzeczywistością jeśli chodzi o egzekwowanie zadań od pracownika. Kolejne terminy są zawalane, a Ty zastanawiasz się jak to możliwe skoro wszystko zostało ustalone i potwierdzone. Tracisz nerwy próbując znaleźć genezę problemu, albo wysyłasz ludzi na szkolenia w nadziei na zmiany. W końcu jako szef firmy i jej menedżer chcesz aby to co zaplanowano w końcu zostało zrobione. W jaki sposób doprowadzić do tego?
Przypomnijmy sobie czym jest egzekwowanie realizacji czy wykonania zadań. W przypadku mojej definicji jest to po prostu stwarzanie sytuacji, w której mówisz “sprawdzam”. Sprawdzasz czy ziściło się to na co się umówiłeś z pracownikiem. Pierwsze co robisz to próbujesz się dowiedzieć jaki jest stan zadania.
Często okazuje się, że ten weryfikacyjny krok, zamiast rozjaśniać, rodzi coraz więcej dziwnych odpowiedzi. Jedyne czego bardzo chcesz to prostej prawdy o tym jak jest, więc pytasz: “gdzie jesteśmy z tym zadaniem? Ile pracy zostało?”. W negatywnym scenariuszu słyszysz:
- eee… pierwsze widzę tego taska (jak to? tu jest notatka z ustaleń, gdzie potwierdziłeś terminy)
- nie wiem co jest celem (trochę spóźnione pytanie, poza tym mówiliśmy o tym)
- chyba nie zrozumiałem w trakcie delegowania zadań o co tam chodziło (szkoda, że dopiero teraz pytasz)
- sory, ale pisałem Kasi miesiąc temu co ma zrobić i nie mam odpowiedzi do dziś (miesiąc temu powiadasz…)
- to w zasadzie jest gotowe, wystarczy tylko… (no tak, “wystarczy tylko”)
- …jest zrobione w 99% (a czemu nie w 99,5?)
Łatwo zgadnąć, że takie odpowiedzi i sposób realizacji zadań nie przybliżają Cię do celu ani do czytelnej informacji (prawdy), której tak pragniesz. Szczególnie często trafiam na “procentową odpowiedź”, gdzie wszystko zwalnia na ostatnim etapie 90-100% lub słownie – “już już prawie zrobione”. Co to znaczy, że ktoś zrobił coś na X procent albo coś jest “prawie zrobione”? Czy to jakkolwiek doprowadzi nas do lepszej egzekutywy?
Syndrom niekończącego się stanu realizacji w 99%
Załóżmy, że wykonałeś poprawnie delegowanie zadań, określiliście w zespole odpowiedzialności i teraz Twój pracownik lub menedżer (jako wykonawca) ma przestawiać Ci stan wykonania danego zadania procentowo. Procenty rzadko bywają dobrą miarą, ale będzie to czytelne na potrzeby tego artykułu.
Ustaliliście, że co tydzień spotykacie się aby omawiać statusy wszystkich zadań w celu lepszego egzekwowania. W ich trakcie zawsze pilnie słuchasz w jaki sposób przebiegają działania, jakie są problemy pracownika z realizacją, wskazujesz na ważne obszary, proponujesz pomoc… ale wciąż dostajesz zapewnienia, że wszystko jest pod kontrolą. Po jakimś czasie zauważasz, że na cotygodniowym statusie wykonawca pokazuje Ci “stan realizacji: 99%” lub coś okolicach 87, 92, 95. Na początku wszystko szło wartko, ale przy końcu okazuje się, że sukcesem jest pójście do przodu o kolejne 0,0001%.
Deadline już dawno poszedł w niepamięć, ale przecież jesteśmy tak blisko, prawie mamy to. No super. Prawie to masz. Szkopuł w tym, że przy słabym planowaniu i realizacji ten ostatni 1% realizacji zadania zazwyczaj trwa dłużej niż realizacja „początkowych” 99%.
Tak jakby podawanie takiej wartości miało zaczarować rzeczywistość. W sumie jaka jest różnica czy zadanie (lub jakiś jego etap) ma stan 13%, 52% czy 99%, skoro najczęściej nie możesz użyć jeszcze jego rezultatów? Zgodnie z takim tokiem rozumowania należałoby się cieszyć, że urząd prawie nam zwrócił podatek.
Na spotkaniach projektowych i statusowych często widziałem, że cały zbiór działań (np. projektu) jest mocno w plecy, ale poklepywanie się nomen omen po plecach trwało w najlepsze, bo ileś zadań było “prawie” zrobionych.
Te 99% to takie „już już”. Już to mamy, już to prawie jest wdrożone i klient prawie to ogląda. Tylko dalej nie możemy wystawić faktury klientowi, ale „nie martw się szefie, prawie mamy to”.
NIC NIE MAMY.
Rozwiązanie: Egzekwuj zadania poprzez uproszczenie statusów
Moje rozwiązanie skupia się na takim redukowaniu komunikacji, które będzie zwiększać u wykonawcy poziom odpowiedzialności. Jak najmniej pół-produktów czy pół-odpowiedzi. Zakładam, że jasno opisałeś taski, wykonawca ma odpowiednie zasoby i starasz się go wspierać jak możesz (tak, Ty też masz coś o zrobienia w zarządzaniu zadaniami w firmie). A mimo to w swojej komunikacji z pracownikami wciąż kręcisz się w kółko i dostajesz puste obietnice?
Uprość statusy zadań! Załóż, że przy najczęściej opóźnianych, istnieją umownie tylko 3 statusy. Do zrobienia (0%), w trakcie robienia (50%), zrobione (100%). Twój zespół może oczywiście używać wiele dodatkowych, procentowych i słownych statusów. Jednak przy raportowaniu do Ciebie to, że coś jest w trakcie analizy, projektowaniu, testach jest po prostu stanem “w trakcie robienia” – 50%. Poniżej więcej o takim statusowaniu.
- 0% – nie rozpoczęte, zadanie jest opisywane (nazwa, opis, deadline, kto wykonuje), przeanalizowaliśmy ryzyka i założenia, ewentualnie oszacowaliśmy czas realizacji – czasami analiza i szacowanie jest w ramach realizacji, ale tu załóżmy, że to faza “przed startem”. Nic więcej nie zostało zrobione, więc jak ktoś mówi, że tworzy opis to traktuj zadanie jako niezaczęte. Tu zazwyczaj nie ma czego egzekwować.
- 50% – w trakcie realizacji, czyli mięso – to co jest pomiędzy “niezrobione” a “zrobione”. Dla przykładowego zadania – wysłania świąteczne newslettera – mogą być takie czynności/etapy: wytypowanie listy odbiorców, skomponowanie treści, zlecenie i realizacja komponentów graficznych, skonfigurowanie mailingu w systemie, wykonanie testowej i docelowej wysyłki (jako ostateczne kryterium realizacji). A więc dokąd nie wysłano mailingu i klienci go nie dostali na swoje skrzynki to status wynosi 50%. To czy zrobiono 23%, czy 52%, czy 99% nie ma wpływu na Twoją ocenę. Nie wnikasz jak ktoś policzył te procenty. Jeśli jest kilkadziesiąt procent realizacji to jest ono “w trakcie” lub w “50%”. Nie mniej, nie więcej.
- 100% – wykonane według ustalonej definicji realizacji i można użyć biznesowo jego rezultaty. Nie wyklucza to stosowania zasady „done is better than perfect”. Dla wspomnianego przykładowego zadania to oznacza, że mailing jest już na skrzynkach klientów. Nie, że już jest gotowy do wysyłki, czy IT jeszcze coś tam ustawia. Jak jeszcze “COŚ” trzeba zrobić to zadanie nie może mieć statusu 100% ( “zrobione”).
- Uwaga 1: Taka redukcja nie oznacza że masz na siłę egzekwować i bezrefleksyjnie dociskać ludzi, którzy mają rzeczywisty problem z realizacją, na który nie mają żadnego wpływu i możliwości naprawy. Potrzeba wtedy rozmowy i dopiero decyzji. W takiej sytuacji starajcie się wspólnie usunąć przeszkodę i ustalić kolejny kamień milowy zadania. Czasem trzeba podjąć decyzję o przerwaniu działania, bo może się okazać, że dalsza praca i bicie głową w mur to strata czasu oraz pieniędzy. Inaczej też podejdziesz do osób, którym czasem zdarzają się poślizgi a inaczej do osoby, dla której poślizg to norma. Dla obu potrzeba innych relacji oraz ewentualnych wskazówek do rozwoju.
- Uwaga 2: Nie zakładamy że ktoś chce Cię oszukać i dlatego przedstawia taki status a nie inny. Może to wynikać ze słabego środowiska pracy lub niedostatecznych kompetencji wykonawcy. Kwestia tego, przy której kolejnej obietnicy przestajesz ufać w czyjeś kompetencje.
- Uwaga 3 (techniczna): Jeśli masz bardzo duże zadania, dla których takie podejście jest zbyt uproszczone, to dekomponuj je na mniejsze regulując ich ziarnistość. Wtedy taki skrócony słownik stanów nie powinien powodować problemów. Z mniejszymi zadaniami częściej zobaczysz postęp działań, który będzie dodatkowo motywować pracowników do skutecznej realizacji.
Prostsze rozliczanie to więcej dowożących na pokładzie
Komunikacja statusów według zasady 0-50-100 może się wydać Twoim managerom i pracownikom zbyt ostra i zerojedynkowa. Pewnie czasami tak będzie, ale sumarycznie przynosi to o wiele więcej korzyści, bo doceniamy realne efekty i promujemy efektywne postawy. Za pomocą takiego egzekwowania od pracowników powodujesz że:
- zwiększasz ilość konkretu na spotkaniach statusowych -> zamiast wydłużać spotkania x10 skupiacie się na rzeczywistym stanie zadań, a pomniejsze problemy delegujesz na oddzielne spotkania
- doceniasz samodzielność i myślenie systemowe -> takimi uproszczonymi stanami zadań wymuszasz na wykonawcy wyjście poza swoją strefę komfortu i próbowanie aby pchnął współwykonawców, bo będzie wiedział, że “prawie skończone” taski nie mają dla szefa większej wartości
- zwiększasz skupienie (focus) -> pracownik widzi, że masa rozgrzebanych zadań nie przysporzy mu chwały jako “zarobionego” pracownika, lepiej 2 skończone zadania niż 10 na “99%”
- nie ma kończenia za innych (sprzątanie po kimś), bo zdemotywujesz tych, którzy dowożą w terminie -> jeśli ktoś zrobił na 99% zawalając deadline i poszedł na urlop, a potem wraca i mówi że wystarczyło tylko zrobić tylko coś tam, to jasno dajesz do zrozumienia, że po prostu zawalił to zadanie i ma je sam skończyć
- lepiej identyfikujesz realne zasoby firmy -> patrzysz kto co i na kiedy dowozi bez wnikania w pośrednie statusy
- pomagasz niektórym dojrzeć poprzez konkretne rozliczanie -> nie chwalisz kogoś za coś, za co nie powinieneś. To że ktoś wciąż się tylko stara nie spowoduje, że zapewnisz środki na wypłaty
- dzięki powyższym po prostu skuteczniej egzekwujesz wykonanie zadań od pracownika -> odbywa się to na zasadzie ciągłej edukacji, że tylko zadanie wykonane na 100% ma realną wartość biznesową
- i dla mnie osobiście chyba najważniejsze: oddzielisz tych którzy stale obiecują, od tych którzy zazwyczaj dowożą… Dobre przywództwo to także ciągły wybór odpowiednich osób do zespołu (wiąże się to także z pożegnaniami), którzy finalnie pchają rzeczy do przodu. Także sam sobie, dla swoich zadań, możesz narzucić takie reguły. Wszyscy musimy pracować nad skuteczną realizacją.
Jedno równanie na koniec 🙂
Nawet jeśli powyższe upraszczanie nie przystaje do uwarunkowań w Twojej firmie i musisz mieć bardziej złożony system zarządzania zadaniami, to zapamiętaj z całego artykułu tylko to jedno równanie:
99% = 0%
To odmiana podejścia TAK/NIE. “To jest zrobione?”, “jest, ale…”, “czyli nie jest”. Jeśli kolejnym razem pracownik lub manager po raz dziesiąty przedstawi Ci status zadania na 99%, “już prawie” lub zacznie kluczyć jaki jest faktyczny stan, to wyślij mu lub jego menadżerowi ten artykuł 🙂
Masz inne doświadczenia w skutecznym dowożeniu zadań lub widzisz inne kwestie, które pozytywnie wpływają na ich realizację? Zapraszam do zostawienia komentarza!