Jak specyfikować zadania i ustalać jasne kryteria odbioru

Jak specyfikować zadania i ustalać jasne kryteria odbioru

Kiedy chcemy coś od drugiej osoby to albo prosimy ją o to, albo jako pracodawca dajemy jej zadanie – tworzymy jego specyfikację. Składamy słowo do słowa, przekazujemy i czekamy na wynik. Jednak określone oczekiwanie często bywa różnie rozumiane przez strony i dostajemy nie to, co chcieliśmy lub półprodukt. Jak uniknąć różnych interpretacji specyfikacji i tego, czy coś jest zrobione?

Specyfikuj jasno

Kiedy jako szefowie zlecamy wykonanie zadania, najczęściej oczekujemy, że powstanie coś, z czego mogą skorzystać inni. Chodzi o klientów albo innych pracowników, którym brakowało tego elementu do rozpoczęcia ich własnych zadań. Ma powstać według specyfikacji artefakt, który nie wymaga dodatkowej weryfikacji ani dołożenia czegoś tam przez Stefana.

Jeśli tak nie jest, to dostarczane są niekompletne twory, których dokańczanie trwa dwa razy dłużej, niż ustalono. Wszelkie plany przestają korelować z rzeczywistością. Cierpią na tym odbiorcy, a finalnie cała firma.

Tyle o oczekiwaniach do pracownika. Ty jako szef firmy lub manager też masz istotny wkład w powodzenie zadania. Przede wszystkim w precyzyjnych określeniu kryteriów odbioru. Jeśli niejasno definiujesz swoje oczekiwania, to wynik też będzie niejasny.

Definition of done

Rozwiązanie jest proste. Określ w specyfikacji, możliwie najbardziej szczegółowo, co oznacza, że zadanie jest zrobione. Nawet jeśli to łopatologia to ją stosuj. Kilka dodatkowych słów jest lepsze niż potem 1000 słów pretensji i rozgoryczenia. Poniżej znajdziesz wskazówki, aby ulepszać definicję wykonania:

  • określ czy dany twór ma być po wewnętrznej i zewnętrznej weryfikacji, zanim zostanie „klepnięty”. Dodatkowo, czy ma być już po ponownie przetestowanych i wdrożonych poprawkach
  • ustal, czy powstałe w zadaniu rozwiązanie ma być dostępne produkcyjnie – czyli dla klientów, może to być funkcjonalność w systemie IT
  • odpowiedzcie sobie czy oprócz udostępnienia wyniku zadania ma zostać wykonana na nim jakaś akcja. Np. czy mailing ma zostać przygotowany do wysłania jednym klikiem. A może już w ramach zadania ma się znaleźć w skrzynkach odbiorczych klientów?
  • podpowiedzi ekstra wspierające definicję wykonania
    • czasem warto też określić, kogo należy poinformować o statusie zadania zaraz przed jego skończeniem lub krótko po jego wykonaniu
    • określając termin, ustalaj też godzinę wykonania, przy mniejszych zadaniach to ma znaczenie. Pozwala to unikać ustaleń typu „do końca tygodnia” (lub dnia). To nie zawsze jasno mówi, czy to oznacza do piątku do 16:00, czy do poniedziałku rano
    • jeśli zadanie jest podzielone na tytuł i opis, to zadbaj o klarowność. Niech już sam tytuł możliwie jasno mówił, czego zadanie dotyczy – minimaluj potrzeby dedukcji
    • unikaj ustalania statusów wykonania zadań na 99% (więcej o tym tutaj)
Czytaj również:  Decyzje biznesowe z pokerem w tle

Te wskazówki są dla firm na etapie borykania się z problemami dla ustalenia tzw. definition of done. Warto wtedy zastosować powyższe i kalibrować takie zasady z czasem w kontekście specyfiki danej firmy czy branży. Po czasie można tworzyć ogólniejsze zasady, aby nie pisać za każdym w zadaniu, że wykonane oznacza jednocześnie przetestowane. Jednak polecam wystartowanie od łopatologii w każdym zadaniu.

Zakres zadania, czyli specyfikacja

Podane wyżej ogólne parametry definicji wykonania zadania są w miarę proste do skorygowania. Sprawa się komplikuje, kiedy wkraczamy w specyfikację (opis) zakresu zadania. Nie ma tu niestety szybkiej i prostej recepty i wiele firm boryka się z konfliktami np. na linii IT – Biznes. Jedni oddają jako wynik zadania coś, co drudzy uważają za coś zupełnie odmiennego od oczekiwań. Co może pomóc w jasnym opisie:

  • dodawaj do większości zadań kontekst biznesowy, aby pomóc Wykonawcy zrozumieć sens, po co coś robimy. Np. wymaganie: należy zmienić kolor przycisku na zielony. Kontekst: chcemy zwiększyć konwersję na stronie X. Jeśli to zadanie dla projektanta to w tym przypadku sam kontekst będzie zadaniem, a kontekstem np. informacja o spadających przychodach
  • pisz z perspektywy przyszłego odbiorcy, użytkownika. staraj się nie wchodzić w buty doradcy Wykonawcy zadania. W ten sposób wchodzisz w jego kompetencje i zaczynasz go wyręczać, najczęściej ze szkodą dla wszystkich
  • unikaj skrótów myślowych i slangu, tak jak pisałem – łopatologia, ludzie są różni (i całe szczęście), tym samym interpretacje są różniste
  • opisuj rzeczy od ogółu do szczegółu. Najpierw była glina, a później był garnek. Wychodzenie od szczegółu gubi kontekst celowości całości na start
  • formatuj, aby zwiększać czytelność: dzielenie na małe akapity, wypunktowania, pogrubienia, taki tekst łatwiej się czyta niż blok jednolitego tekstu
  • wzbogacaj opis analogiami i wizualizacjami, wszelkie makiety, screeny z opisami mile widziane
  • czasami niech Wykonawca stworzy swój opis zadania, jako parafrazę tego stworzył Zlecający. Wtedy i Zlecający i Wykonawca mogą sprawdzić spójność interpretacji
  • jeśli korzystasz z systemu do zadań i jest tam opcja komentowania zadania, to ustal, że jeśli postanowiono użyć czegoś z komentarzy, to należy zaktualizować opis zadania. Przy odbiorze zadania nie bierzemy pod uwagę komentarzy, podobnie jak luźnych rozmów z kuchni
Czytaj również:  Disruptomania - stan wiecznego nienasycenia i chciwości

Powyższe to uniwersalne, ale i zgeneralizowane wskazówki jak tworzyć coraz lepsze specyfikacje zadań. Wdrażanie ich jest jak trening i wymaga czasu, aby przyniosły rezultaty. Z czasem dostosujesz je do Waszej specyfiki. Najważniejsze, aby wszyscy nadal tak samo interpretowali, co należy zrobić, aby warunki odbioru były jasne.

Skończone zadania to wartość firmy

To, że stworzycie dobre specyfikacje i zwiększycie poziom zrozumienia wzajemnych oczekiwań nie ma na celu jedynie zwiększania ilości skutecznego „przerzucania węgla”. Lepszy proces i zasady tworzą lepiej naoliwioną maszynę. W takiej maszynie powstaje wspólny flow, gdzie zamiast walki skupiacie się na dowożeniu.

Kończenie tego, na co się umawialiśmy, bez rozdwojenia interpretacji słowa „wykonano”, to wielka wartość. Jeśli cała firma zaczyna tak działać, to przepychanki na poziomie wewnętrznych odbiorów stają się incydentem, a nie regułą. To może wskrzeszać ważne wartości typu: niech za słowami idzie dowożenie.

Po zastosowaniu reguł z tego artykułu z czasem można zluzować niektóre zasady. W pozytywnym scenariuszu potrzeba wtedy coraz mniej dosłowności, bo więcej pracowników zaczyna myśleć systemowo, zdejmując klapki z oczu. Życzę Ci takiego zespołu, który po prostu robi bez „sporów sądowych” co do definicji wykonania.

PS. Współpraca w ustalaniu oczekiwań na linii IT i Biznesu wymaga sporego rozwinięcia. Na pewno pojawi się artykuł o współpracy tych stron. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, to zapraszam.

Chcesz się podzielić swoimi spostrzeżeniami? Napisz do mnie na maciek@hardthings.pl lub na Linkedin (zaproś mnie). Udostępnij proszę ten wpis jeśli uznasz go za cenny. Dziękuję!