W sieci jest masa wiedzy o tym kto to jest Project Manager, ale co jest w niej najważniejsze? Nie powiedzą Ci tego stażystki z agencji haerowych. Przeczytaj artykuł wieloletniego praktyka i dowiedz się kilka najważniejszych rzeczy o tym jak być dobrym PM-em!
Mój kolega rok temu uzyskał certyfikat Project Management Institute (PMI). Zapytałem go niedawno co z tego wykorzysta teraz w firmie, której jest właścicielem. Uśmiechnął się dwuznacznie, a ja wiedziałem już, że |nic. Dlaczego?
Po pierwsze jestem przeciwny nadmiarowym praktykom PM. Przez lata przekopywałem się przez nie w korporacji pracując w biurze projektowym jako Senior Project Manager. Do tego pozyskiwałem wiedzę z zakresu PRINCE2, PMI i IPMA (mam certyfikat). Jednak przekładanie tej wiedzy na obszar procesów firmowych zajmowało więcej niż sam projekt. Sztuka dla sztuki.
„Być jak Project Manager” w pigułce
Gdyby ktoś zapytał „jutro idę na rozmowę na PM-a, powiedz co jest najważniejsze?!”, nie miałbym wątpliwości. PM zawiera 9 obszarów zarządzania. Wymieniam je, według swojego doświadczenia, od najważniejszego do tych mniej istotnych:
- Zarządzanie komunikacją – członkowie zespołu to ludzie z różnymi charakterami i przyzwyczajeniami. Każdy z nich uważa swoją specjalizację za najważniejszą. Często zespół rozmawia ze sobą po chińsku i rezultaty łatwo przewidzieć. Ustalenie zasad sprawnej komunikacji pozytywnie wpłynie na wszystkie pozostałe obszary. Bez względu na branżę dobra komunikacja jest dla mnie najważniejsza.
- Zarządzanie integracją – dobry Project Manager to taki, który potrafi analizować, wnioskować, kojarzyć i planować. Musi umieć także podejmować odważne decyzje, co może się wiązać np. z samodzielnym ustaleniem na czym skupić się na danym etapie projektu. To także umiejętność przenikania się wszystkich 9-ciu obszarów.
- Zarządzanie kosztami – dla inwestora pieniądze często są na pierwszym miejscu. Beztroska niegospodarność to pierwszy krok do straty posady.
- Zarządzanie czasem – w projektach IT przedłużanie się czasu trwania projektów o kilkaset procent to plaga. Umiejętność żonglowania harmonogramem jest bardzo cenna.
- Zarządzanie zakresem i realizacją – w trakcie projektu specyfikacja zmian często „puchnie” poprzez zgłoszenia kolejnych modyfikacji w dokumencie. Sprawne zarządzanie zmianami i pokazywanie wpływu tych zmian na czas to najlepsze lekarstwo na niezdecydowanych Zleceniodawców. Tak naprawdę ten obszar mocno łączy się się z właściwą komunikacją.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi – ludzie to jednocześnie koszt. Zaplanowanie zastępstw w razie chorób lub innych „ważniejszych” zadań bardzo pomaga. Oprócz standardowych ustaleń o rolach i obowiązkach w projekcie warto pomyśleć o sposobach motywacji w razie skończenia projektu o czasie i w zaplanowanych kosztach
- Zarządzanie ryzykiem – bardzo ważna działka, ale jako Project Manager projektów IT zauważyłem, że karta ryzyk pozostaje często na papierze. Nie mówię tu o ryzykach rynkowych, ale organizacyjnych.
- Zarządzanie jakością projektu – jakość to temat rzeka. W IT może to być Usability, UX. Jednak brakuje tutaj często akceptowalnych standardów zarządzania jakością. To bardziej zadanie dla całej organizacji niż pojedynczego projektu.
- Zarządzanie dostawami i kontraktami – jeśli mamy podwykonawców, to jest to istotny obszar, ale z reguły jest to żmudna i mało kreatywna część pracy, może poza przetargami.
Jasne jest, że ustalenie priorytetów powyższych obszarów zależy od branży i specyfiki projektu. Jednak przy rekrutacji ja zwracam uwagę na wypowiedzi na temat komunikacji. Dobre zarządzanie komunikacją to dobrze działający silnik w postaci rozumiejących się nawzajem ludzi, którzy na horyzoncie widzą wspólny cel.
A co wg Was musi wiedzieć Project Manager aby nie raportować tylko o kolejnych przesunięciach czasowych?