Jak zwiększyć produktywność i okiełznać nawyki

Jak zwiększyć produktywność i okiełznać nawyki

Produktywność to temat rzeka. Sam jestem w trakcie poszukiwań najlepszej drogi. Przejrzałem kilka najbardziej znanych pozycji w tej kwestii i pokusiłem się o ich kompilację. Zapraszam.

Manager & Maker Time

W celu usystematyzowania rozmowy o produktywności (głównie zawodowej) spróbujmy na start skategoryzować Twoje działania w pracy. Paul Graham w swoim eseju podzielił pracę na dwa typy:

  • Manager Time – to codzienna bieżączka często we współpracy z innymi. Jej częścią są spotkania, telefony, wspólne ustalenia, burze mózgów, usuwanie przeszkód, gaszenie pożarów, rozwiązywanie konfliktów. Ten czas nie musi dotyczyć wyłącznie managera w firmie, ale wszystkich osób, które uczestniczą w takiej komunikacji.
  • Maker Time – to czas, w którym, najczęściej samodzielnie, tworzysz artefakty: plany, produkty, projekty, procesy, kod programistyczny, automatyzacje, strategie, kluczowe dokumenty. W tym czasie twórca potrzebuje skupienia w ramach tzw. Deep Work i to nie na pół godziny, ale najlepiej na cały dzień.

Dla programisty (Maker) kolejne wątpliwe spotkanie jest często małą katastrofą, która przerywa jego pracę, a dla szefa (Manager) naturalna będzie kolejna rozmowa tego samego dnia. Oba typy osób pracują w „różnych harmonogramach”. Pierwszy potrzebuje ciągłości, a drugi w kolejnych godzinach może przeskakiwać z tematu na temat jak żongler, który koordynuje wiele obszarów, aby były spójne.

Jednak ten podział nie zawsze jest tak wyraźny. W dużych firmach manager w 90% będzie zarządzać. W mniejszej firmie, która jeszcze jest w fazie budowania stabilności, manager często musi podwinąć rękawki i działać jako specjalista. Wtedy także jego rękoma muszą powstawać kolejne kawałki firmy niezależnie czy ktoś nazwie to micromanagementem – jeśli ma „pod sobą” 1 osobę i deleguje 100%, to coś jest nie tak.

Niezależnie od rozmiaru firmy managerzy coraz częściej robią, co mogą, aby wykrawać dla siebie Maker Time (Deep Work), co często jest z korzyścią dla organizacji. Jest to możliwe… jeśli dobrze zarządza 🙂 Dobrze zaplanuje cele i pracę innym, dobrze zweryfikuje potrzebę przeprowadzenia danego spotkania, będzie wspierał automatyzacje itp. Wtedy znajdzie czas na tworzenie.

Sam staram się obecnie dbać o to, aby Manager Time nie zabierał mi więcej niż połowy czasu pracy.

Taki jasny podział na Manager i Maker Time i śledzenie tych proporcji pozwala mi łatwiej zaakceptować fakt potrzeby zarządzania ludźmi (nie jest to moja ulubiona czynność) i że to po prostu zajmuje czas. Cykliczne spisywanie działań managerskich pomaga nie wpadać mi w myśli typu „mam wrażenie, że nic dzisiaj nie zrobiłem”.

Słowo pisane

No więc chcę zrobić więcej w ramach Maker Time. Od czego zacząć? Autor Bullet Journal Method przekonuje, że warto zacząć od (S)PISANIA. Słowo pisane pozwala twardo zweryfikować to, co ulotne i łatwo poddające się manipulacji. To podobnie jak ze snem, który bez przelania na papier umyka. Możesz zacząć od zapisania:

  • Co aktualnie robisz, np. ostatni tydzień – może się okazać, że robisz rzeczy, które nijak mają sens biznesowy, ewentualnie zastanów się, jak te działania pokrywają się z Twoją samorealizacją?
  • Co powinieneś zrobić – może to wynikać z aktualnej przyjętej taktyki i zobowiązań. A może masz nowe przemyślenia, co wesprze Twój biznes?
  • Co chciałbyś robić – może wynikać to wprost z chęci wspomnianej samorealizacji, ale nie musi to jednocześnie nieść korzyści np. dla firmy, którą aktualnie zarządzasz. Co wybrać?
  • Jakie są Twoje największe cele – może to dobry moment, aby przypomnieć sobie, dokąd zmierzasz w ujęciu szerokiej wizji?

Spisanie powyższych pomoże Ci to wybrać rzeczy mniej i bardziej istotne. W końcu życie to kwestia wyborów. Zderzenie się z nimi na papierze pozwoli szczerze spojrzeć na to, jak wiele Twoje działania mają wspólnego z Twoimi celami. Być może całkowicie się od nich odkleiłeś?

Dokonując przeglądu tego, co robisz na co dzień, możesz zauważyć też inny cel, który wynika z tych działań (a nie na odwrót) i w którym podświadomie zmierzasz. Być może ten ukryty cel bardziej rezonuje z Twoją tożsamością? To może zaprowadzić Cię do dużych zmian.

Spojrzenie na aktualną kondycję Twojej aktywności jest dobrym wstępem do planowania. Najpierw sprawdzasz stan obecny, dopiero wtedy myślisz o zmianach i zwiększaniu produktywności.

Plan i przeglądy

Po refleksji na temat dotychczasowego stylu działania spróbujmy nakreślić „nowy początek”. Jeśli masz wielki cel to warto przywołać maksymę „think big, small steps”. Zdekomponuj swoją wizję, dzieląc ją na mniejsze etapy dotarcia do celu.

Jednak nie popadaj w zbyt szczegółowe planowanie. Dobrą metodą jest podejście „5, 4, 3, 2, 1” – co chcesz osiągnąć za 5 lat (duży cel), co więc musisz osiągnąć w tym kontekście za 4 miesiące, co za 3 tygodnie, co za 2 dni i co musisz „ruszyć” za 1 godzinę. To da Ci przybliżone wyobrażenie, jakie działania muszą wydarzyć się w dłuższej perspektywie, bez popadania w przeładowany grafik planistyczny (podobnie jak w Lean Startup).

Czytaj również:  Szefie, zrób sobie Insights Discovery

Teraz moja subiektywna propozycja metody zwiększającej produktywność jako miks wcześniej wymienionych przemyśleń Paula Grahama, Marka Andressena (tu jego wpis o produktywności) oraz elementów metody Bullet Journal (Bujo). Jak to wygląda u mnie?

  • W perspektywie długoterminowej, co do konkretnych działań, rzadko wychodzę poza półroczny horyzont czasowy. Być może lubisz planować na 10 lat do przodu? Ok, ja tak nie mam. Wynika to trochę z filozofii życiowo-biznesowej, że szczegółowe planowanie na kilka lat do przodu w tak dynamicznym świecie nie ma sensu (pozdrawiam programy 8.1, 8.2).
  • Przed startem każdego miesiąca staram się określić konkretny zbiór większych zadań, które chcę wykonać w następującym miesiącu.
  • Każdego wieczora przed dniem roboczym, staram się planować na ten kolejny dzień 1-3 rzeczy do zrobienia, głównie w ramach wspomnianego Maker Time (wrzucam na Todoist).
  • Staram się kolejnego dnia je wykonać i wieczorem krótko podsumowuję, co wyszło, a co nie. To, co się udało, wrzucam do archiwalnego katalogu, przy okazji wypowiadając na głos, że to zrobiłem, aby trochę poczuć nagrodę (endorfiny). Ci, którzy korzystają z fizycznego notesu, skreślają te zadania lub drą karteczki post-it. Wszystko po to, zbudować nawyk, że warto ziszczać swoje plany.
  • Po „ceremonii” wieczornego podsumowania od razu planuję kolejny dzień i tak w kółko. To w zasadzie funkcjonowanie w tzw. sprintach, które są działaniami z cyklicznymi punktami kontrolnymi.
  • Do ważniejszych zadań czy kamieni milowych stosuję z angielskiego tzw. timeboxing, czyli po prostu określam datę wykonania, aby nie skończyło się na „kiedyś”.
  • Do obiadu jest najlepszy czas dla Makera, więc o ile to możliwe unikam w tym czasie spotkań, e-maili, Slacka – głównych narzędzi komunikacji dla Managera.
  • Spotkania próbuję grupować jedno po drugim, idealnie, jeśli są one np. w ostatnie 2-3 godziny pracy, to trudne, ale czasem się udaje.
  • Próbuję zacząć dzień od najcięższych zadań, te łatwiejsze i przyjemniejsze będą „nagrodą” na później.
  • Jak wiem, że w kolejny dzień będę miał sporo spotkań i bieżączki to nie planuję na ten dzień większych działań w ramach Maker Time. Godzę się wtedy świadomie z tym, że to będzie czas poświęcony na pomoc innym w ich pracy, na usuwaniu przeszkód i na koordynacji lub optymalizacji komunikacji wybranych osób i zespołów. Albo, że trzeba jakieś formalizmy odbębnić (narzuty prawne itp). W wieczornym podsumowaniu wymieniam te managerskie rzeczy, co to konkretnie było – nie tylko Maker Items.
  • Próbuję kumulować działania Manager Time do 1-3 dni w tygodniu o ile to możliwe, aby mieć odpowiednie skupienie w pozostałe dni w ramach Maker Time. Jeśli danego zadania Makera nie da się zrobić w 1 dzień, dzielę go na mniejsze.
  • Próbuję wciąż zmniejszać perfekcjonizm (temat rzeka na osobny wpis). Staram pozwalać sobie na błędy i traktuję je jako ciągłą edukację.
  • Zasady Deep Work – minimalizacja zaglądania na social media, wyciszone notyfikacje itp.

Powyższe podeście poprzez zapisywanie kładzie nacisk na śledzenie przeszłości, porządkowanie teraźniejszości i planowanie przyszłości. Lepiej ocenisz priorytety – jakie zadanie wybrać na kolejny dzień, łatwiej będzie Ci mówić NIE i szybciej dopłyniesz do brzegu. To wszystko wspiera refleksję i nadawanie sensu działaniom w odniesieniu do celu.

Nawyki, czyli jak robić, aby się chciało

„Techniczne” ramy w postaci wymienionych wyżej sprintów, zapisków, podsumowań to zewnętrzne narzędzie. Spójrzmy jednocześnie wewnątrz naszych głów – co decyduje o tym, że coś robimy. Są to NAWYKI, o których świetnie odpowiada książka Atomic Habits Jamesa Cleara. Odpowiednie nawyki wpłyną wprost na to, czy będziemy robić to, co sobie zaplanowaliśmy, albo czy zastosujemy wcześniej wymienione metody.

Teraz małe streszczenie wspomnianej książki z próbą miksowania z wcześniej wymienionymi metodami. Jak powstaje nawyk, który determinuje nasze życie?

Wyzwalacz

Na początku pojawia się wskazówka, np. zapach świeżo upieczonej bułki pszennej w piekarni. Ten zapach zapowiada nagrodę – doświadczenie smaku i zaspokojenia głodu. Wskazówką może być również wizualny znak, jakaś opowieść, obietnica sukcesu.

Wkoło jest masa wyzwalaczy, które przeradzają się w nasze pragnienia, a potem w nawyki, często te subiektywnie złe. Dlatego bardzo ważne jest Twoje otoczenie. Im więcej w nim złych wskazówek, tym więcej złych skutków. Jeśli chcesz schudnąć to kładź rzeczy do ćwiczeń na wierzchu… i nie chodź do piekarni. Kupuj jedzenie przez internet, aby nie obcować z ladą pełną smakołyków i co gorsza, nie zanosić ich do domu (wtedy schować wyzwalacze głęboko w szafce).

Tak samo w biznesie. Zawsze istnieje pokusa, aby poszerzać horyzonty, np. patrzeć jak robią to inni i jak duży sukces osiągają. To przykładowo może inicjować myślenie o budowie nowej firmy zamiast skupieniu na obecnej. Czy to dobrze, czy nie, zależy od Ciebie.

Czytaj również:  Proste jest sprzedawalne

Możesz też czytać 50 blogów i poznawać kolejne metody prowadzenia biznesu. To kolejne wskazówki, które mogą spowodować, że nie do końca przetestujesz dotychczasowe metody, bo ktoś ma nową, czarodziejską. Jedno jest pewne, wielość wyzwalaczy obniża Twoje skupienie, a bez skupienia daleko nie zajedziesz.

Także Twoje otoczenie bardzo mocno wpływa na to, kim się stajesz. Zadbaj o wystrój przestrzeni, w których przebywasz, o to co masz na pulpicie, co oglądasz na Netfliksie. I najważniejsze, decyduj świadomie o tym, z jakimi ludźmi się spotykasz i o czym z nimi rozmawiasz. Mogą Cię inspirować, mogą dołować swoim defetyzmem, albo sprowadzać na manowce Twoich przemyślanych, większych celów.

Jest też szkoła tzw. „silnej woli”. Ja jednak uznaję, że najczęściej z ewolucją nie wygrasz. Poza tym, po co się męczyć i co chwila musieć mówić NIE? Mniej triggerów znaczy więcej osiągnięć.

Pragnienie

To naturalny efekt silnego wyzwalacza. Wróćmy do pachnącej bułki. Pojawia się łaknienie – to czysta siła motywacyjna nawyku dla zjadania kolejnych porcji pszenicy. W momencie łaknienia pragniesz nagrody. Jest to najczęściej uczucie, które jest wynikiem wskazówki i na które nie masz już zbyt wielkiego wpływu. Dlatego dbaj o przemyślane otoczenie.

Zamiast smacznej bułce możemy też marzyć o czymś wielkim. Np. o zostaniu znanym pisarzem (po napatrzeniu się na cudzy sukces). Jednak najczęściej my nie chcemy nim zostać, ale chcemy zjadać owoce jego sławy – wywiady, podpisywanie książek, fani w internecie, duża sprzedaż publikacji. To jest jak narkotyk

Skup się na tym, kim chcesz zostać (tożsamość), a nie na tym, co chcesz osiągnąć (nagroda). Chcesz, aby inni postrzegali Cię jako autora tekstów? Stań się nim poprzez codzienne pisanie i częste publikowanie. Twoim głównym celem powinno być uczynienie nawyku pisania częścią twojej tożsamości. Próbuj częściej myśleć o drodze, kim ona Cię czyni.

Dodatkowa nagroda w postaci nominacji do Nike będzie opcjonalnym super bonusem, ale nie celem.

Działanie

Znowu wracamy do bułki. Czujemy zapach i pragnienie? teraz następuje REAKCJA. Odpowiedź na nagłe pragnienie. Zaczynasz jeść bułkę. To Twój akt zmierzający do otrzymania nagrody, który stanie się nawykiem. To może być też Twoje przekleństwo. W nieodpowiednim otoczeniu i z mrzonkami o wielkości staniesz się chaosem działań i losowych nawyków.

Twoje działanie może być też aktem wobec dobrze przemyślanego celu, którego realizację planujesz rozłożyć w czasie. Jednak realizacja może stać się prawdziwym wyzwaniem, kiedy nagroda jest daleko i jest niepewna. Wtedy spróbuj wspomóc się poniższymi przemyśleniami:

  • Ci, którzy przezwyciężają codzienną nudę w zmierzaniu do tego celu, dochodzą najdalej. Staraj się nie poddawać chęci natychmiastowej gratyfikacji. To, co szybko przychodzi, ma zazwyczaj małą wartość.
  • Zacznij od małych rzeczy. Zamiast od razu zapisywać się na siłownię, zacznij od 5 pompek dziennie. Po prostu zacznij.
  • Jak już wspominano w kontekście innych metod – zapisuj co chcesz osiągnąć i zapisz również termin. Deklaracja na papierze jest zobowiązaniem. Słowne deklaracje najczęściej pozostają niespełnione.
  • Wracając do nawyków opartych na tożsamości, pamiętaj, każda Twoja akcja to głosowanie na to, kim chcesz być. Więc do roboty.

Pamiętaj, większe cele są jak maraton, a nie sprint. Dekomponuj taki cel, aby zrozumieć, z jak wielu elementów się składa i oswój się z długą drogą. Jeśli Cię to przerasta, powiedz nie, szkoda czasu na pozory. Jeśli chcesz spróbować, zacznij od małych kroków.

Nagroda

Jak zaczniesz gryźć pachnącą bułkę, to poczujesz ten niebański smak i zaspokoisz głód. To Twoja nagroda za reakcję w odpowiedzi na wskazówkę i pragnienie.

Dla jednych najważniejsza będzie ważna jej natychmiastowość. Inni postawią na drogę do nagrody (wspomniane budowanie tożsamości).


Podsumowując opis nawyku z Atomic Habits. Jeśli pójdziesz za wskazówką i dotrzesz szybko do nagrody, Twój mózg zarejestruje powyższy czteroetapowy proces. Powstanie nawyk, czyli częste działanie. To zbiór takich działań zdeterminuje Twoje życie i to, kim jesteś.

Podsumowanie

Alternatywą dla powyższych metod jest działanie spontaniczne. U mnie i u wielu znajomych prowadzących firmy spontan się nie sprawdził. Prawie każdy z nich szuka sposobów na nadanie struktury i sensu swoim działaniom oraz chcą zrozumieć, co determinuje ich działanie. Dla siebie, dla nich i dla Was podsumowuję ten artykuł:

  • planuj na papierze kolejny miesiąc i kolejny dzień (sprinty), dla wybranych zadań ustalaj daty, to jest Twoje deklaracje
  • zaczynaj od małych kroków
  • zapisuj codziennie, co wykonałeś z planu i spoza planu
  • rób przegląd zapisków co miesiąc, jak codziennie działania przybliżają Cię do celów miesiąca, zwróć też uwagę na Manager i Maker Time
  • zadbaj o otoczenie, które wpływa na Twoje nawyki (focus)
  • postaw na drogę i tożsamość, zamiast na nagrodę

Mam nadzieję, że kompilacja różnych metod i moich przemyśleń lepiej pomoże Ci w codziennym działaniu.

...